山东中医药大学附属医院供应商代表来访和接待管理办法 (试行)
2024.01.25第一章 总 则
第一条 为规范医院工作人员与供应商代表的正常业务行为,建立规范交流渠道,增加工作透明度,严格落实“清廉医院”建设要求,营造风清气正的医药购销环境,根据国家卫健委、国家中医药管理局《关于印发全国医疗机构及其工作人员廉洁从业行动计划(2021-2024年)的通知》和《医疗机构工作人员廉洁从业九项准则》要求,结合医院实际,制定本办法。
第二条 本办法所称的供应商代表,主要指药品、医疗设备、医用耗材、基建材料、信息化产品等生产经营企业,在医院从事学术、商业推广等业务活动的工作人员(安装维修人员、工程项目管理人员、运输配送人员和技术人员除外)。
第三条 本办法所称的医院工作人员,包括但不限于卫生专业技术人员、管理人员、后勤人员以及在医院内提供服务、接受医院管理的其他社会从业人员。
第四条 医院相关职能部门应依据本办法,结合部门实际,严格按照“三定三有”原则(定时间、定地点、定人员,有预约、有流程、有记录),制定本部门接待细则,规范接待流程,做好接待记录,及时存档,部门接待细则报纪委办公室备案。
第二章 预约与接待
第五条 按照“三定三有”管理要求,确保来访、接待行为规范、有序进行。
(一)公开预约信息。医院相关职能部门根据本部门工作情况,安排接待时间、接待地点以及接待人员,公开相关预约信息(见附件1、附件2)。
(二)预约登记。供应商代表填写《供应商代表来访预约登记表》(见附件2),应至少提前3个工作日与医院相关职能部门联系预约。
(三)预约审核。医院职能部门进行预约信息审核,汇总《供应商代表来访预约登记表》,职能部门负责人签署意见,及时回复反馈,确定接待的,与预约人确认来访时间、地点以及来访人员。供应商变更来访人员的应在预约日前及时申请变更,并说明变更理由,经职能部门负责人同意后方可生效。
(四)接待来访。
1.医院接待人员应对来访人员身份信息和人数进行复核,对未经预约,或者经复核与预约信息不一致的供应商代表一律不予接待;
2.接待人员每次不得少于2人,必要时分管院领导可参加;
3.确需分管院领导接待的,统一在医院指定地点接待,由分管职能部门负责预约事宜,分管职能部门负责人陪同接待。
(五)资质核验。来访人员应按预约接待部门要求提供授权委托书、生产经营企业资质文件、产品信息等相关材料,接待人员查验材料原件,留存复印件。
(六)存档备案。接待人员应如实、及时填写《供应商代表来访接待记录表》(附件3),整理留存资料,交由接待部门统一归档保管。
第三章 行为规范
第六条 供应商代表如需向业务科室开展业务介绍等活动,应预约归口职能部门统一组织安排。
第七条 医院工作人员应严格遵守《医疗机构工作人员廉洁从业九项准则》等行业规定及医院相关规章制度,禁止任何科室及个人私自接待供应商代表,禁止向供应商代表提供医院或科室财、物、项目等方面相关数据信息。
第八条 各科室加强监督管理,如发现供应商代表私自进入科室、接触工作人员的,应拒绝拜访并及时汇报相关业务主管部门。
第九条 供应商代表应秉持诚信原则,遵守相关法律法规和行业规范,确保提交材料的真实性、合法性、合规性和有效性。
第十条 禁止回扣、提成、馈赠、宴请或组织安排其他休闲、社交活动等各种名义、形式的商业贿赂行为。
第十一条 严禁任何供应商代表私自进入医院各部门、科室开展产品推介、促销及其他业务相关活动,严禁私自联系医院工作人员。
第四章 监督管理
第十二条 医院工作人员违规接待供应商代表,经核实,扣发绩效工资200元/次,由质量控制办公室(行风管理办公室)约谈涉事工作人员、科室或部门负责人;情节严重的,记入个人医德医风档案,取消当年度所有评优评先资格;涉嫌严重违纪的,根据干部管理权限,由医院纪委或报上级纪检监察部门调查处置;涉嫌违法犯罪的,移送司法机关处理。
第十三条 供应商代表如有违反第十、十一条的行为,医院将采取驱离、约谈直至停止采购该供应商产品等措施。情节严重,影响医疗业务正常开展的,将报执法部门依法处置。
第十四条 其他涉及医院财、物、项目等方面宣传、推广的业务活动参照本办法执行。
第十五条 本办法自发文之日起执行。